La nostra mission di divulgazione del VoIP continua, questa settimana siamo stati nella tappa più a Sud di tutte, in Sicilia, in una “raggiante Catania”.
Ready…set…GO!
Vicino al mare abbiamo incontrato la nostra community di Partner, Installatori, System Integrator, che già si preannunciava essere numerosa. Non solo, hanno preso parte anche coloro che volevano conoscere di più sui vantaggi del VoIP. Simone Terreni ha presentato a tutti la grande squadra di VoipVoice. A seguire, Annamaria Pugliano, Area Manager Sud Italia, ha mostrato le novità commerciali e tutte le nuove opportunità per i partner.Il Podio
Come consuetudine, abbiamo premiato le tre case history più interessanti e significative. Veri esempi di come il VoIP ha cambiato delle realtà aziendali.1° posto per I.T. Net
Il cliente di I.T. Net è un’associazione di categoria, con 10 sedi distribuite nella provincia di Catania. Il cliente aveva come dotazione un semplice centralino analogico e costi di fonia molto alti. Con
l’intervento di I.T. Net è stato possibile installare un nuovo centralino e collegare le numerose sedi tra loro in VPN. Ogni sede è stata dotata di connettività e di numerazione con VoipVoice, quindi tra loro comunicano come degli interni. Nella sede principale è presente il centralino fisico, come richiesto dal cliente, e due connettività di back up. “Il cliente aveva necessità di essere sempre reperibile, anche quando nelle sedi dislocate non ci fosse nessuno. Abbiamo impostato l’inoltro di chiamata verso la sede centrale, in modo che nessuna telefonata venisse persa. Inoltre, con il client gestionale, è possibile monitorare l’attività telefonica: gestione code in entrata, chiamate perse, chiamate risposte, rubrica condivisa, chiamate all’utente non risposte. In modo da avere sempre sotto controllo la gestione dei contatti.” Ha raccontato Antonio Finocchiaro di I.T. Net.
Con queste modifiche strutturali, il cliente ha apprezzato i vantaggi in termini di migliore operatività, essendo la gestione ordinaria molto più snella e ordinata. Inoltre, i costi di impianto e centralino si sono ripagati già dopo un solo anno di installazione, quindi il risparmio economico è stato facilmente tangibile.
2° posto per Ineko
Il secondo premiato a Catania è Ineko. Il caso presentato è di un suo cliente, un trasportatore, con diverse sedi in Sicilia e fuori regione. L’azienda partiva con una telefonia analogica ISDN e numerazione passate. Grazie al VoIP ha poi usufruito di numerosi vantaggi, come la possibilità di usare le numerazioni di VoipVoice che il centralino in cloud, Kalliope. Quindi con una gestione centralizzata ha potuto avere una struttura diffusa sul territorio nazionale: tutti gli interni ora afferiscono alla stessa piattaforma, anche le telefonate tra colleghi di diverse sedi risultano chiamate tra interni. In particolare, il cliente aveva necessità di mantenere la numerazione precedente, cosa che Ineko è riuscita a fare pur migrando le numerazioni in VoipVoice. Sui telefoni mobile aziendali sono stati installati dei client con numerazione interna, superando i limiti della sede fisica.
“Il cliente disponeva già di un’infrastruttura per la trasmissione dei dati molto performante, con il nostro intervento abbiamo fatto veicolare anche la voce attraverso la sua rete dati. – Ha raccontato Attilio Abbadessadi Ineko – In questo modo abbiamo ottimizzato le comunicazioni e i costi in bolletta con una flessibilità che oggi solo la telefonia VoIP può dare. Il cliente è molto soddisfatto del risultato raggiunto e ha già chiesto degli ampliamenti.”
3° posto per Info-Service
Al terzo posto c’è Info-Service, una società che da anni opera nel settore dei servizi informatici e telematici. Mission aziendale è la semplificazione e l’ammodernamento della gestione aziendale dei propri clienti, attraverso l’unificazione delle comunicazioni, introducendo il concetto dell’All on IP. Il caso studio riportato non è un’azienda ma un istituto scolastico. Il Dirigente Scolastico si era aperto verso nuove forme di tecnologia per incrementare l’efficienza operativa e ridurre i costi. Il tutto, però,
ostacolato da un budget per l’ammodernamento del sistema praticamente inesistente, quindi individuabile solo grazie al risparmio sui costi di gestione. L’Istituto, che ha plessi in due città differenti, racchiude vari indirizzi e negli ultimi anni ha avuto un notevole incremento di iscrizioni.
Un passato burrascoso con il VoIP
La situazione riscontrata in fase di sopralluogo preliminare consisteva nel cattivo ed inconsapevole utilizzo, da parte del cliente, della tecnologia VoIP. L’istituto aveva infatti sottoscritto nel passato un contratto con un noto gestore telefonico nazionale che prevedeva la fornitura di un centralino telefonico gestito dall’operatore stesso. L’operatore aveva fornito una soluzione che sfruttava i benefici del VoIP solo ed esclusivamente a vantaggio dell’operatore stesso, infatti sia in termini di risparmio economico che di utilizzabilità che di efficienza aziendale il sistema non offriva al cliente alcun beneficio rispetto a un comune sistema analogico standard. Anzi la fornitura di alcuni device connessi tramite SIM dati, la connettività non stabile senza BMG e il mancato corretto dimensionamento dell’infrastruttura IT della scuola, comportavano continui disservizi sia lato voce che lato connettività. Pertanto la situazione di partenza denota un grave disservizio, tecnico e organizzativo, causata dall’impostazione del grosso operatore che ha inteso il cliente unicamente come un mero obiettivo commerciale. Il vecchio sistema non consentiva alcuna personalizzazione, o semplice configurazione, da parte del personale dell’ente in quanto non includeva alcuna interfaccia grafica. Semplici operazioni come la variazione di eventuali audio per risponditori automatici o caselle vocale, gruppi suoneria, regole di inoltro o modifica della musica di attesa risultavano di impossibile applicazione per personale non tecnicamente qualificato su sistemi VoIP. La tecnologia VoIP al contrario, se implementata con la giusta progettazione, consente di costruire l’infrastruttura di telecomunicazioni sulla base delle reali esigenze del cliente, e, con la giusta esperienza da parte del System Integrator, può proporre soluzioni di reale ottimizzazione dei processi lavorativi interni. Dal lato organizzativo i due plessi agivano in maniera totalmente separata e addirittura, per chiamarsi tra gli interni, in alcuni casi era necessario digitare delle numerazioni pubbliche. Il sistema per la trasmissione e ricezione dei FAX avveniva totalmente in cartaceo. La connettività fornita era di tipo ADSL senza BMG e presentava momenti di forte saturazione nella fascia oraria delle 10:30/12:30. Non era presente alcun sistema di filtraggio dei contenuti per la navigazione né per gli uffici né tantomeno per la didattica. Non era stato implementato alcun sistema di business continuity o di backup. L’inserimento di un nuovo interno comportava una richiesta commerciale e costituiva un nuovo canone mensile aggiuntivo. Il vecchio centralino, pur essendo basato sul moderno standard SIP, almeno per quanto riguarda il collegamento con i telefoni, non sfruttava le innumerevoli potenzialità che il VoIP consente.
Grazie alle Unified Communication, il sistema telefonico integra, gratuitamente, servizi aggiuntivi. La messaggistica istantanea, le app su smartphone per l’utilizzo da remoto, i webmeeting e i webinar, la rubrica aziendale condivisa, la gestione dei telefoni direttamente da PC grazie alla modalità CTI, i moduli per il contatto da sito web, sono solo alcune delle funzioni che oggi un moderno sistema telefonico deve garantire. Qualsiasi problema tecnico poteva essere risolto solo mediante chiamata al call center, con lunga attesa di risposta e lunghi tempi di risoluzione a causa della riscontrata diffusa scarsa preparazione tecnica degli operatori. Il costo di gestione per centralino, fonia e internet era di circa € 11.700,00 l’anno a cui si dovevano sommare i costi per la gestione dei due fax cartacei utilizzati intensamente soprattutto per comunicazioni tra i due plessi.
La Unified Communication, fatta bene
La soluzione di efficientamento, tecnico – economico – organizzativo, adottata dal cliente si basa sulla installazione in cloud del centralino 3CX, sulla migrazione su trunk VoipVoice di tutte le numerazioni voce e fax e sull’attivazione di connettività ADSL e FTTC con BMG. Al fine di garantire continuità operativa le numerazioni sono state migrate su piattaforme diverse di VoipVoice e anche le linee di connettività sono state attivate su vettori diversi e su diverse tecnologie. Sono state inoltre implementate regole di failover automatico sui router in modo da offrire un backup automatico in caso di problematiche sulle linee dati. Al fine di incrementare la ridondanza e per garantire la continuità operativa va sottolineato che l’installazione su cloud consente l’utilizzo degli interni anche mediante app installata su smartphone connesso mediante rete mobile. Il cliente, attraverso il centralino 3CX, usufruisce adesso di nuovi strumenti che consentono l’incremento della produttività. La rubrica condivisa tra gli uffici, con importazione massiva iniziale da parte di Info-Service, consente di poter registrare e condividere facilmente i numeri delle famiglie degli alunni in modo da semplificare le comunicazioni e facilitarne il contatto da parte degli uffici di segreteria, di presidenza o da parte dei collaboratori scolastici in caso di situazioni di emergenza. La rubrica è utilizzabile tramite webclient, telefono IP e APP.
“Il Dirigente Scolastico ci ha confermato di apprezzare molto l’APP su smartphone, che gli consente di poter essere facilmente reperibile da parte del personale scolastico, sia quando si trova in un plesso diverso che anche quando si trova fuori stanza in visita nelle classi. – ha raccontato l’Ing. Alessio Valenti, di info-Service – Inoltre l’APP consente allo staff di dirigenza e di segreteria di poter effettuare chiamate di lavoro, esponendo il numero fisso della scuola, anche durante gli orari non scolastici, evitando pertanto di dover comunicare il proprio numero personale o di dover attivare SIM dedicate.”
Le funzionalità di webmeeting e webinar consentono di svolgere conferenze congiunte tra i due plessi e di poter ospitare virtualmente illustri relatori da remoto. La funzionalità Live Chat & Talk integrabile sul sito rende la scuola ancora più vicina alle famiglie. La visualizzazione dello stato di presenza e dello stato dell’interno consente ai colleghi di vari uffici, e di vari plessi, di poter comunicare e di potersi trasferire le chiamate con una semplicità impensabile con il vecchio sistema. I vantaggi sono stati numerosi, tra questi segnaliamo che il costo di gestione per centralino, fonia e internet attuale è ora di circa € 6.880,00 l’anno, ovvero circa il 42% in meno rispetto al costo precedente, nonostante l’aggiunta dei servizi in più e il netto miglioramento di quelli già presenti.
L’ultimo incontro di novembre è andato… ma, tra qualche giorno, continueremo con il Sud per il VoipDay Calabria/Basilicata e il VoipDay Abruzzo/Molise.
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